پنج نکته در ارزشیابی اسناد برای تشخیص امحایی بودن پرونده ها :
 

1 -آیا اسناد به منظور برآوردن اهداف زیر مورد نیاز هستند؟

 عملکرد اداری
 انجام ممیزی
 احتیاجات قانونی
2 -آیا این اسناد در مورد خط مشیهای سازمانی است؟

3 -آیا این اسناد ارزشهای تاریخی و پژوهشی دارند؟

4 -آیا قانون، دستورالعمل و رویهای راجع به امحای این سری از اسناد موجود است؟

5 -پیشنهادهای بعدی (آیا دلیل دیگری برای نگهداری این اسناد موجود است؟)

پرونده
مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع، شخص یا سازمان که به ترتیب خاصی در یک پوشه یا کالسور نگهداری شده است. پرونده مجموعه ای از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا زونکن نگه داری شده باشد. محتویات یک پرونده مبین آن موضوع یا مشخصات یک فرد است.

پست یافته :
سرویس پست یافته با هدف استرداد مدارک و اسناد یافته شده از سوی مردم و بازگرداندن آن به صاحبانش از سوی شرکت پست جمهوری اسالمی ایران، در راستای ارائهی تسهیالت و خدمات رفاهی به هموطنان عزیز در کشور راهاندازی شده است. اطلاعات مربوط به این اسناد و مدارک شامل شناسنامه، گواهینامه، گذرنامه، کارتهای نظامی، اسناد ازدواج و مالکیت مدارک خودرو، چک و دسته چک، دفترچه پسانداز، عابربانک و دفترچه بیمه از طریق سایت رسمی شرکت پست قابل دسترسی است. برای استفاده از سرویس پست یافته، مردم میتوانند با مراجعه به دفاتر پستی و پرکردن فرم مشخصات و تعیین نوع سند گمشده، از شرکت پست درخواست کنند تا مدارک یافته شده برایشان ارسال شود و با پرداخت هزینه ی ارسال این اسناد، پست پیشتاز سند یا مدرک یافته شده را به دست آنان برساند.

7 -مراحل گزارش نویسی
نویسندگان کتاب های پایه و معتبر گزارش نویسی، مراحل چهارگانه شامل: تهیه و تدارک، طرح ربط منطقی مطالب، نگارش و تجدیدنظر را در تنظیم هر نوع گزارش ضروری دانسته اند.

مرحله تهیه و تدارک: پیش از اینکه آغاز به نوشتن کنیم، باید تمام اطلاعات ، حقایق، علل و عوامل مربوط به گزارش را مورد نظر قرار دهیم و برای این کار باید تعیین کنیم که هدف ما از نوشتن گزارش چیست. خواننده آن کیست. چه اطلاعاتی دارد و به چه اطلاعاتی نیاز دارد. افزون بر آن، داشتن آمادگی ذهنی، روانی و جسمانی برای نگارش دارای اهمیت بسیار است. همچنین دارا بودن ذوق، شوق، قریحه نویسندگی، تسلط و آشنایی کافی به موضوع مورد بحث، شناخت منابع و استفاده از آیین نگارش از اهمیت خاصی برخوردار است.مرحله طرح ربط منطقی مطالب:در هرطرحی، رعایت ترتیب و توجه به توالی و اولویت ها و ارتباط منطقی مطالب اهمیت بسیار دارد و هنر نویسنده را نشان می دهد.

مرحله نگارش : مهم ترین قسمت گزارش، نگارش اطلاعات گردآوری شده و ایجاد ارتباط منطقی بین مطالب است. برای اینکه گفتارمان را به صورت نوشته ای قابل قبول در آوریم، باید درست بیندیشیم و چیزی را که می خواهیم بگوییم یا بنویسیم با نظم و ترتیب منطقی و اسلوب طبیعی، در قالب کلمات مناسب و درست درآوریم تا خواننده به مفهوم و اندیشه نوشته به درستی پی ببرد. نوشتن یکی از ابزارهای مهم ارتباطات است و به یاری آن می توان اندیشه ها، احساسات، افکار و باورهای خود را به دیگران منتقل نمود. بنابراین نویسنده گزارش باید ساختار و ترکیب نوشته خود را مشخص کند.

متن نامه :
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چندسطر باشد و یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.

پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری:
 اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
 شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
 فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
 تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
 ارائه آموزش های پایه به کاربران

21.اصول اساسی اداره چیست؟

اصول اساسی اداره به 9 بخش تقسیم شده است.

1- اصل هماهنگی وهدف مشترک 2- اصل سلسله مراتب 3- اصل تخصص 4- اصل یگانکی دستوردهی 5- اصل حیطه نظارت 6- اصل صلاحیت ومسولیت 7- اصل تعادل 8- اصل مداومت وانعطاف پذیری 9-اصل کارائی

21.تقدیرنامه چیست؟

تقدیرنامه عبارت ازسنداست که بخاطرتقدیروقدردانی ازکارکردهای یک ماموربرایش داده میشود وتقدیرنامه به سه نوع میباشد.

1- تقدیرنامه درجه اول  2- تقدیرنامه درجه دوم  3- تقدیرنامه درجه سوم

 تقدیرنامه درجه اول:ازطرف رئیس جمهوربرای یک مامورداده میشود که یک 1ماه معاش میباشد.
تقدیرنامه درجه دوم:ازطرف شورای وزیران برای مامورداده میشود که بیست وپنج روز25 میباشد.
تقدیرنامه درجه سوم:ازطرف آمربرای مامورداده میشودکه 20روزمعاش میباشد.

چه آماده سازی برای جلسه لازم است؟
درصورتی که قرار باشد همه­ شرکت کنندگان در بحث شرکت کنند، هدف جلسه باید برای همه روشن باشد. مناسب ترین کار تهیه دستور جلسه است که باید قبل از جلسه به دست همه­ افرادی که به جلسه دعوت شده اند، برسد. دستور جلسه باید:

زمان و مکان جلسه را اعلام کند. موضوعاتی را که قرار است پوشش داده شوند و همچنین نام ارائه­ دهندگان آن ها را فهرست کند.
هر مطلب مربوطه را ضمیمه به خود داشته باشد. زمان پایان جلسه را اعلام کند.

یافتن راه حل، یک بار برای همیشه
هیچ گاه درخواست رفع مشکل هرگز نباید بدون پاسخ گذاشته شود. همچنین نباید پیگیری یک مشکل به صورت همزمان به چندین کارشناس سپرده شود. مهم تر از آن، لزومی ندارد برای حل مشکلات شناخته شده که راه حل مدون و مشخصی دارند، وقت و انرژی مضاعفی صرف شود. این اصول، قاعده “یافتن راه حل، یکبار برای همیشه” را می سازند. هنگامی که یک مشکل تشخیص داده می شود (از طریق تماس تلفنی، ثبت تیکت یا ارسال ایمیل) باید به دو مورد زیر دقت شود:

مشکلات باید در یک سامانه ذخیره و ثبت شوند تا در آینده بتوان به آن ها رجوع کرد.
جزئیات رخداد، محل وقوع آن و سایر موارد مرتبط باید با رخدادها و مشکلات از پیش ثبت شده مقایسه شوند و در صورت وجود مورد مشابه، رخداد جدید باید به مورد قبلی لینک شود.
اگر موارد فوق به درستی رعایت شوند، نه با رخداد بدون پاسخ مواجه خواهیم شد و نه با رخدادهای مشابهی که قبلا برای حل آنها را ه حلی در نظر گرفته شده است. به عبارت دیگر، ما نه تنها تضمین خواهیم کرد که مشکل مشتری بدون پاسخ نخواهد ماند، بلکه رویکردی بهینه برای مقابله با مشکلات تکراری هم اتخاذ خواهیم کرد.

اصول بایگانی در اسناد حسابداری و مالی:
یک حسابدار موفق و با تجربه باید در بایگانی کردن اسناد حسابداری و مدارک و مستندات موجود، دقت و ظرافت داشته باشد و آنها را به طور دقیق و درست بایگانی نماید. شغل حسابداری در ذخیره اطلاعات مالی شرکت ها و سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است و باید مورد توجه قرار گیرد.